Acte de studii

Ordinului MEC nr.  4156/2020 privind aprobarea Regulamentului-cadru privind regimul actelor de studii și al documentelor universitare în sistemul de învățământ superior

Regulament privind regimul actelor de studii și al documentelor universitare în Universitatea Adventus din Cernica (UA), Ediția 2 / 2021

Eliberarea actelor de studii – informații generale

Actele de studii (Diploma de licență și Suplimentul de diplomă) se eliberează titularilor în maximum 12 luni de la promovarea examenelor de finalizare a studiilor.

În situaţia în care titularul nu se poate prezenta, actul de studii poate fi eliberat împuternicitului acestuia, pe bază de procură autentificată la notariat/împuternicire avocaţială în copie certificată conform cu originalul, în care se menţionează în mod expres faptul că împuternicitul poate ridica acte de studii.

În cazul în care procura notarială a fost întocmită pe teritoriul altui stat, aceasta se depune în original, fiind însoţită de traducerea legalizată. Procura trebuie să fie apostilată sau supralegalizată de autorităţile competente ale statului pe al cărui teritoriu a fost întocmită, cu excepţia celor întocmite în statele care au încheiat cu România convenţii, tratate sau acorduri privind asistenţa juridică în materie civilă, care prevăd scutirea de orice legalizare. Se acceptă împuternicirile efectuate la ambasadele sau consulatele României din diverse state. Împuternicirile efectuate sub semnătura ambasadorului/ consulului nu trebuie traduse sau apostilate/supralegalizate.

În cazul în care, ulterior absolvirii, a survenit o schimbare a numelui, titularul actului de studii va specifica în procură numele avut în timpul studiilor. La procură/împuternicire avocațială se anexează o copie a certificatului de naştere al titularului, iar persoana împuternicită se va legitima cu actul de identitate prevăzut în procură. Persoana împuternicită trebuie să prezinte chestionarul completat de titularul actelor de studii. Eventuale debite față de Universitate se rezolvă de către titular prin împuternicit. Procura notarială și cererea adresată rectorului pot fi transmise în prealabil, pentru verificare și aprobare, pe email, în format scanat PDF, la adresa secretariat@uadventus.ro. Procura notarială, în original, se păstrează, cu termen permanent, în arhiva instituţiei care eliberează actul de studii.

Condiții pentru acceptarea fotografiilor pentru diplomă: 2 fotografii realizate recent, pe hârtie fotografică poroasă, color, format 3 x 4 cm (fotografiile trebuie să fie identice, pe un fundal uniform și să nu fie pixelate; titularul nu trebuie să poarte ochelari de soare sau vedere cu lentile fumurii; fotografiile depuse să nu fie murdare sau deteriorate și să nu mai fi fost folosite anterior). Nu se aplică pe actele de studii fotografii necorespunzătoare.

Secretariatul anunță fiecare absolvent, pe email, privind data de la care se pot elibera actele de studii. După această dată, absolvenților li se vor elibera actele de studii în ziua în care se prezintă, conform programului de eliberări precizat mai jos.

Actele de studii se eliberează gratuit în primii 3 ani de la data emiterii acestora. După 3 ani se va percepe o taxă de arhivare de 100 de lei / an de întârziere.


Adeverința privind finalizarea studiilor

Absolvenţii care au promovat examenul de finalizare a studiilor, primesc o adeverinţă privind finalizarea studiilor, eliberată de către secretariatele facultăţii în termen de cel mult o săptămână de la finalizarea examenului de licenţă al cărei termen de valabilitate este de maximum 12 luni de la promovare. Adeverința privind finalizarea studiilor conferă titularului aceleași drepturi legale ca și actul de studii. Adeverința de finalizare a studiilor se eliberează titularului pe baza actului de identitate și a semnăturii în registrul de eliberarea a documentelor universitare, după verificarea fișei de lichidare sau a situației datoriilor către universitate.

Absolvenților li se eliberează, de regulă, o singură adeverință de finalizare a studiilor. În cazul pierderii sau distrugerii, la cerere, se eliberează o nouă adeverință, cu un nou număr de înregistrare, al cărei termen de valabilitate se încadrează în perioada de maximum 12 luni calculată de la promovarea examenului de finalizare a studiilor.

Adeverințele privind finalizarea  studiilor sunt însoțite de situația școlară a absolventului, care ține loc de supliment la diplomă, până la eliberarea diplomei.

Absolvenții care nu au susținut sau nu au promovat examenul de finalizare a studiilor primesc la cerere o adeverință de absolvire fără examen de finalizare a studiilor universitare şi o situaţie şcolară.


Documente necesare la ridicarea actelor de studii de către titular

1. Carte de identitate sau paşaport valabile (în original).

2. Certificatul de naștere, în original, numai în cazul în care numele din cartea de identitate nu corespunde cu numele din certificatul de naștere/diplomă;

3. 2 fotografii ale titularului diplomei, realizate recent, la un studio foto profesional, pe hârtie fotografică poroasă, color, format 3 x 4 cm, numai în cazul în care nu au fost depuse la facultate cu ocazia înscrierii la licență sau acestea nu sunt conforme și s-a primit o notificare în acest sens. (Atenţie: Nu se aplică pe diplomă fotografii necorespunzătoare);

4. Dacă este cazul, dovada achitării taxei de arhivare, pentru diplomele care nu au fost ridicate în termen de 3 ani de la absolvire;

2. Chestionarul ALUMNI, privind monitorizarea inserției socio-profesionale și a continuării studiilor absolvenților – PDF [DOWNLOAD];

Chestionarul se poate descărca de pe site, se printează față/verso, se completează la toate rubricile de către titular și se predă la Biroul acte de studii, în momentul ridicării diplomei.
Chestionarul cuprinde întrebări legate de studiile absolvite, încadrarea pe piaţa muncii, continuarea studiilor şi utilitatea cursurilor universitare urmate. Formularul a fost creat pentru a ajuta la realizarea unor baze de date şi studii privind parcursul educațional și profesional al absolvenților, dar și pentru a ține legătura cu absolvenții în cadrul comunități ALUMNI UA. Absolvenţii pot primi şi asistență pentru completarea chestionarului, online, trimițând întrebările la adresa de email secretariat@uadventus.ro sau direct la sediu.

La eliberarea actelor de studii se verifică dacă titularul are anumite debite față de Universitate.

IMPORTANT: În momentul eliberării actului de studii, titularul verifică datele personale înscrise în actul de studii şi semnalează eventualele erori. Dacă nu se constată erori, titularul semnează pentru primire în toate locurile prevăzute cu semnătura titularului. În momentul eliberării diplomei, titularul primește și suplimentul la diplomă


Documente necesare la ridicarea actelor de studii de către împuternicit

1. Cererea aprobată de către rectorul UA (formular-tip), înregistrată la Registratura UA [DOWNLOAD];

2. Procură autentificată la notariat (în original/împuternicire avocațială în copie certificată cu originalul în care să menționeze în mod expres faptul că împuternicitul vine la Universitatea Adventus și poate ridica acte de studii, iar pentru titularii cu reședința în străinătate, procura trebuie să fie supralegalizată sau apostilată precizărilor de mai sus (Eliberarea actelor de studii). În cazul în care, ulterior absolvirii, a survenit o schimbare a numelui, titularul actului de studii va specifica în procură numele avut în timpul studiilor. La procură se anexează o copie a certificatului de naștere al titularului, iar persoana împuternicită se va legitima cu actul de identitate prevăzut în procură; (Procura notarială și cererea adresată rectorului pot fi transmise în prealabil, pentru verificare și aprobare, pe email, în format scanat PDF, la adresa secretariat@uadventus.ro.)

3. CI sau pașaport valabil, în original al împuternicitului;

4. 2 fotografii ale titularului diplomei, realizate recent, la un studio foto profesional, pe hârtie fotografică poroasă, color, format 3 x 4 cm, numai în cazul în care nu au fost depuse la facultate cu ocazia înscrierii la licență sau acestea nu sunt conforme și s-a primit o notificare în acest sens. (Nu se aplică pe diplomă fotografii necorespunzătoare);

5. Chestionarul ALUMNI (privind inserția socio-economică și continuarea studiilor) – PDF [DOWNLOAD];

Persoana împuternicită trebuie să prezinte chestionarul completat de titularul actelor de studii;

Chestionarul se poate descărca de pe site, se printează față/verso, se completează la toate rubricile de către titular și se predă la Biroul acte de studii, în momentul ridicării diplomei.
Chestionarul cuprinde întrebări legate de studiile absolvite, încadrarea pe piaţa muncii, continuarea studiilor şi utilitatea cursurilor universitare urmate. Formularul a fost creat pentru a ajuta la realizarea unor baze de date şi studii privind parcursul educațional și profesional al absolvenților, dar și pentru a ține legătura cu absolvenții în cadrul comunități ALUMNI UA. Absolvenţii pot primi şi asistență pentru completarea chestionarului, online, trimițând întrebările la adresa de email secretariat@uadventus.ro sau direct la sediu.

6. Dacă este cazul, dovada achitării taxei de arhivare, pentru diplomele care nu au fost ridicate în termen de 3 ani de la absolvire.

La eliberarea actelor de studii se verifică dacă titularul are anumite debite față de Universitate.


Eliberarea actelor de studii în regim de urgență

Actele de studii pot fi eliberate în regim de urgență (ultima promoție), cu condiția primirii tipizatelor de la C.N. Imprimeria Națională S.A. Absolventul depune o cerere-tip, adresată rectorului UA, însoțită de dovada achitării taxei de eliberare în regim de urgență a diplomei, conform Nomenclatorului de taxe al UA.

Înainte de a solicita eliberarea diplomei în regim de urgență, absolvenții vor contacta Biroul acte de studii la adresa secretariat@uadventus.ro, pentru a verifica dacă sunt disponibile formularele tipizate necesare pentru întocmirea diplomelor.

Cerere-tip adresată rectorului UA [DOWNLOAD]

Termenul pentru eliberarea diplomei de finalizare a studiilor în regim de urgență este de maximum 10 zile lucrătoare de la data înregistrării cererii.


Documente necesare întocmirii duplicatului unui act de studii

Pentru eliberarea duplicatului unui act de studii, titularul sau împuternicitul acestuia, transmit universității următoarele documente:

1.Cerere-tip adresată rectorului UA; [DOWNLOAD] / 1.a Cerere-tip eliberare duplicat, cu procură notarială [DOWNLOAD]

2. Declarație scrisă a titularului actului, în care sunt cuprinse toate elementele necesare pentru identificare și împrejurările în care actul a fost pierdut, distrus sau deteriorat; [DOWNLOAD]

3. Copie certificată conform cu originalul după certificatului de naștere al titularului și cartea de identitate/pașaportul titularului;

4. 2 fotografii ale titularului diplomei, realizate recent, la un studio foto profesional, pe hârtie fotografică poroasă, color, format 3 x 4 cm;

5. Monitorul Oficial al României, Partea a III-a, în original, în cazul pierderii sau distrugerii actului de studii (a se citi mențiunile de mai jos);

6. Dovada plății taxei pentru eliberarea duplicatului;

7. Actul deteriorat sau plastifiat, în original, în vederea anulării;

8. Procură notarială/împuternicire avocațială în copie certificate cu originalul, care să menționeze în mod expres faptul că împuternicitul vine la UA și poate ridica acte de studii, iar pentru titularii cu reședința în străinătate, procura trebuie să fie supralegalizată sau apostilată cu apostila de la Haga;

9. C.I. sau pașaport valabil, în original, al împuternicitului.

10. Copie după diploma pierdută, dacă este cazul;

MENIUNI:

Pentru publicarea pierderii sau distrugerii actului de studii, titularul/împuternicitul acestuia se adresează Regiei Autonome “Monitorul Oficial”, anunțul urmând să cuprindă următoarele date:

  • denumirea actului de studii original;
  • numele, inițiala/inițialele prenumelui/prenumelor tatălui (mamei, în cazul în care tatăl este necunoscut), prenumele titularului;
  • anul finalizării studiilor în cauză;
  • seria și numărul actului respectiv, numărul și data la care a fost înregistrat în registrul unic de evidență a formularelor și de eliberare a actelor de studii;
  • denumirea instituției emitente.

În cazul în care titularul nu mai dispune de aceste date, instituția eliberează, la cerere, o adeverință care servește la publicarea pierderii sau distrugerii actului de studii, în Monitorul Oficial al României și o adeverință care atestă studiile absolvite, valabilă până la eliberarea duplicatului.

Titularul sau împuternicitul poate ridica duplicatul unui act de studii în termen de maximum 30 de zile calendaristice de la data aprobării cererii.

Eliberarea duplicatelor actelor de studii se efectuează în condițiile practicate la eliberarea actelor originale, înregistrându-se în Registrul de eliberări acte de studii.

Procura notarială / împuternicire avocațială și cererea adresată rectorului pot fi transmise în prealabil, pentru verificare și aprobare, pe email, în format scanat PDF, la adresa secretariat@uadventus.ro.

Absolvenții UA care au susținut examenul de finalizare a studiilor la alte universități vor solicita duplicatul diplomei de la universitatea emitentă.


Eliberarea unui nou act de studii ca urmare a schimbării numelui/prenumelui din certificatul de naștere

În situația în care titularul unui act de studii își schimbă numele sau prenumele pe cale administrativă sau prin hotărâre judecătorească, dobândind un alt certificat de naștere, poate solicita eliberarea unui alt act de studii pe noul nume.

Documente necesare:

1.Cerere-tip adresată rectorului prin care se solicită un nou act de studii; [DOWNLOAD]

2. Actul de studii în original, în vederea anulării;

3. Actul administrativ, respectiv de hotărârea judecătorească din care rezultă schimbarea numelui și în baza cărora s-a eliberat un alt certificat de naștere, în copie certificată conform cu originalul;

3. Certificatul de naștere în copie certificată conform cu originalul;

4. Certificatul de căsătorie, dacă este cazul, în copie certificată conform cu originalul;

5. CI/pașaportului titularului în copie certificată conform cu originalul;

6. 2 fotografii ale titularului actului – realizate recent, la un studio foto profesional, pe hârtie fotografică poroasă, color, format 3 x 4 cm;

Certificarea cu originalul se face la secretariatul UA.

Absolvenții UA care au susținut examenul de finalizare a studiilor la alte universități vor solicita un nou act de studii de la universitatea emitentă.


Refacerea unui act de studii greșit

În situația în care completarea greșită a actului de studii sau a duplicatului, după caz, este sesizată la nivelul universității anterior eliberării actului, se completează un nou act de studii corespunzător.

În cazul refacerii actelor de studii se vor solicita următoarele documente:

1. Cerere-tip adresată rectorului prin care se solicită refacerea diplomei; [DOWNLOAD]

2. Actul de studii sau duplicatul completat greșit, în copie, urmând ca la eliberarea noului act să se elibereze exemplarul original, eliberat inițial;

3. 2 fotografii ale titularului actului – realizate recent, la un studio foto profesional, pe hârtie fotografică poroasă, color, format 3 x 4 cm;

4. Copie legalizată sau conform cu originalul a certificatului de naștere.

Nu se va taxă pentru refacerea actului de studii.


Documente necesare întocmirii unui nou Supliment la diplomă/Foaie matricolă, în cazul pierderii, deteriorării, distrugerii, plastifierii sau în cazul schimbării numelui/prenumelui pe cale administrativă

În cazul pierderii, deteriorării, distrugerii, plastifierii sau în cazul schimbării numelui pe cale administrativă se întocmesc și se eliberează alte documente universitare în original.

În vederea obținerii unui alt document universitar în original, titularul se adresează, în scris, conducerii facultății, prezentând următoarele documente:

1.Cerere-tip adresată rectorul UA; [DOWNLOAD] / Cerere-tip adresată rectorului în cazul schimbării numelui [DOWNLOAD]

2. Documentul universitar deteriorat sau plastifiat, în original;

3. Copie după documentul pierdut, dacă este cazul;

4. Copie după actul de studii (diploma de licență), dacă este cazul;

5. Actul administrativ, respectiv de hotărârea judecătorească din care rezultă schimbarea numelui și în baza cărora s-a eliberat un alt certificat de naștere, în copie certificată conform cu originalul;

6. Certificatul de naștere în copie certificată conform cu originalul;

7. Certificatul de căsătorie, dacă este cazul, în copie certificată conform cu originalul;

8. CI/pașaport valabile, ale titularului, în copie certificată conform cu originalul;

9. Dovada achitării taxei pentru eliberare duplicat;

Titularul sau împuternicitul poate ridica duplicatul unui document universitar în termen de maximum 30 de zile calendaristice de la data aprobării cererii.


Documente necesare întocmirii unui nou Supliment la diplomă/Foaie matricolă, în cazul în care titularul constată greșeli

În cazul în care titularul constată greșeli în suplimentul la diplomă sau foaia matricolă, după o perioadă de timp de la primirea acestuia, titularul se adresează în scris conducerii facultății care la întocmit, în vederea eliberării unui nou document universitar.

Cererea este însoțită de documentul universitar completat greșit, în original. Conducerea facultății dispune completarea altui document universitar corespunzător.

Cerere-tip [DOWNLOAD]


Adeverința de autenticitate

Adeverința de autenticitate certifică autenticitatea, valabilitatea și corectitudinea înscrisurilor din actul de studii și suplimentul la diplomă/foaia matricolă.

Documente necesare eliberării adeverinței de autenticitate:

1.Cerere-tip formulată de către solicitant și înregistrată la registratura UA; [DOWNLOAD]

2.Diploma de studii în original și copie (după verificarea copiei, originalul se returnează);

3.Foaia matricolă în original și copie (după verificarea copiei, originalul se returnează);

4.Copie după actul de identitate (C.I./pașaport) al solicitantului;

5.Copie după certificatul de naștere;

6.Dovada achitării taxei de eliberare a adeverinței de autenticitate.

Termenul de eliberare a adeverinței de autenticitate este maximum 5 zile lucrătoare de la data depunerea cererii.

Adeverința de autenticitate se eliberează titularului, sau unei alte persoane, în baza unei procuri notariale.


Recomandări

  • În momentul ridicării actelor de studii (diploma de licență și suplimentul la diplomă), vă rugăm să verificați datele personale înscrise pe acestea;
  • Păstraţi în bune condiţii originalele actelor de studii şi evitaţi depunerea acestora în original la dosarele de concurs.
  • Diploma de licență și suplimentul la diplomă trebuie păstrate împreună.
  • Nu plastifiaţi originalele actelor de studii, deoarece puteţi avea dificultăţi în privinţa autentificării, vizării şi apostilării acestora.

Contact Birou Secretariat acte de studii

Biroul Secretariat Acte de Studii (BSAS) se ocupă cu întocmirea, eliberarea și gestionarea actelor de studii și documentelor universitare necesare absolvenților (suplimentul la diplomă, adeverința de finalizare a studiilor, situația școlară, adeverința de autenticitate etc.)

Program eliberare acte de studii:

Luni – Joi: între orele 8:00 – 13:00, 14:00 – 16:00 Secretariat BSAS

Vineri: 8:00-12:00

Se recomandă ca eliberarea actelor de studii să se facă pe bază de programare prealabilă. În acest sens, vă rugăm să transmiteți un mesaj la adresa secretariat  [@] uadventus.ro. Răspunsul se va transmite pe email în cel mai scurt timp posibil.

Date de contact:

Adresa: șos. Decebal, nr. 11-13, 077035 Cernica, Ilfov
Telefon: +40 21 369 53 50; Fax: +40 31 04362269

 

Șef Birou: Cristian-Ilie NICULIȚĂ

E-mail: secretariat@uadventus.ro

 

Secretar: Erna-Eva MOLDVAI

E-mail: tp@uadventus.ro